Who We Are
The Canadian Society for Exercise Physiology (CSEP) is a national not-for-profit organization and the principal body for physical activity, health and fitness research and personal training in Canada.
- Our mission: To champion excellence in the application, certification and advancement of evidence-informed exercise science research and practice.
- Our vision: The health, fitness and athletic performance of all Canadians is optimized through the science of exercise.
Who You Are
We’re looking for someone passionate about our vision, mission and brand. You are an experienced, energetic project management professional with expertise in executing phenomenal event experiences. We’re searching for someone who brings project management excellence, creativity, curiosity, and determination. We’re recruiting for a leader with the ability to organize multiple event projects simultaneously, while providing the personal engagement required so all attendees (registrants, exhibitors, presenters, sponsors) feel embraced in the experience. You’re an impeccable team player and communicator so everyone knows how you’re working toward our big picture goals, and everyone wants in on the action.
You are highly organized with professional project management experience to plan and execute events ranging from 50 to 1000 attendees in virtual, hybrid and in person formats.
You have:
- Contract negotiation expertise to ensure the financial viability and risk management of our programs.
- Excellent target audience management skills and the ability to support diverse audiences at all levels within the organization and externally.
- Superior written and verbal communication and delivery skills enabling you to influence and establish credibility with stakeholders (French fluency is a strong asset).
- Excellent organizational and time management skills to meet fixed deadlines, initiate and follow-up on actions;
- Strong attention to detail
- Experience with Event management software (Pheedloop and Fourwaves considered strong assets), Monday.com (or similar project management software), MS Office Suite, analytics/business insights tools such as SurveyMonkey, Photoshop/Canva.
- Ability to multitask and work efficiently under pressure.
- A high level of self-awareness and self-regulation.
- Strong project management skills
- Clear, collaborative and transparent communication skills
What You Will Do In This Role
This role reports to the Executive Director.
The Manager of Events:
- Provides the leadership to our annual scientific conference planning in collaboration with the Local Organizing Committee. Our 2025 annual conference attracted over 500 in-person participants and another 400 virtual participants.
- Works with external partners to participate in site selection, contract negotiation (venue, tourism, travel, audio-visual, food and beverage), entertainment planning, schedule and other planning activities
- Supports the development and execution of Professional Development workshops and webinars, Board retreats and explores the creation of new event activities and event related partnership opportunities across Canada.
Other Key Competencies
- Ability to promote innovation and creativity while working collaboratively with all staff members in an integrated manner.
- Ability to manage multiple projects independently.
- Experience identifying challenges and emerging issues
- Experience enhancing customer experience and engagement metrics using data from past events to inform future planning, recommendations and decisions.
- Strong interest in contributing to our positive culture and living CSEP’s core values.
- A continuous learning, passionate and dedicated mindset.
Experience And Education
- Proven experience creating, organizing, and executing events of all sizes (such as scientific conferences, education events, webinars, and corporate events).
- Experience managing call for abstracts for scientific conferences, considered a strong asset.
- Event Management Certification (Certified Meeting Professional (CMP), Certificate in Meeting Management (CMM), or Certified Special Events Professional) considered a strong asset.
- 5+ years of related project management and event experience.
- Relevant post-secondary diploma/degree or equivalent experience.
Compensation And Perks
The salary range for this position is $60,000 to 70,000 per year, based on skill and experience.
Additionally, this full-time, permanent position comes with:
- An attractive benefits package paid entirely by CSEP;
- Matching RRSP contributions;
- A commitment to ongoing professional development;
- A comprehensive leave policy including an annual holiday closure
- A flexible, hybrid work environment; and
- Opportunities to be part of a passionate team at world class events in the exercise science domain.
The Canadian Society for Exercise Physiology is committed to equity, diversity and inclusion in all aspects of the Society’s business. CSEP welcomes applications and participation from women, members of racialized groups/visible minorities, Indigenous persons, persons with disabilities, persons of any sexual orientation, and persons of any gender identity or gender expression. Should you require accommodation, please indicate this in your cover letter.
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Qui nous sommes :
La Société canadienne de physiologie de l’exercice (SCPE), une organisation nationale à but non lucratif, est le principal organisme canadien consacré à l’entraînement personnel et à la recherche sur l’activité physique, la santé et la condition physique.
- Notre mission : Offrir des certifications de pointe et promouvoir l’excellence et l’avancement en recherche et en pratique fondée sur des données probantes dans le domaine de l’exercice.
- Notre vision : Optimiser la santé, la condition physique et les performances athlétiques de l’ensemble de la population canadienne grâce à la science de l’exercice.
Qui êtes-vous ?
Nous sommes à la recherche d'une personne passionnée par notre vision, notre mission et notre marque. Vous êtes un professionnel de la gestion de projet expérimenté et énergique, doté d'une expertise dans l'exécution d'expériences événementielles phénoménales. Nous recherchons une personne qui apporte l'excellence en gestion de projet, la créativité, la curiosité et la détermination. Nous recrutons un leader capable d'organiser plusieurs projets d'événements simultanément, tout en assurant l'engagement personnel nécessaire pour que tous les participants (inscrits, exposants, présentateurs, sponsors) se sentent impliqués dans l'expérience. Vous avez un esprit d'équipe et de communication irréprochable, de sorte que tout le monde sait comment vous travaillez pour atteindre nos objectifs globaux, et tout le monde veut participer à l'action.
Vous êtes très organisé(e) et avez une capacité professionnelle de gestion de projet pour planifier et exécuter des événements de 50 à 1000 participants dans des formats virtuels, hybrides et en personne.
Vous avez :
- Une expertise en négociation de contrats pour assurer la viabilité financière et la gestion des risques de nos programmes.
- D'excellentes compétences en gestion de publics cibles et la capacité de soutenir des publics divers à tous les niveaux de l'organisation et à l'extérieur.
- Compétences supérieures en matière de communication écrite et verbale et d'exécution vous permettant d'influencer et d'établir votre crédibilité auprès des parties prenantes (la maîtrise du français est un atout important).
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps pour respecter les délais fixés, lancer des actions et en assurer le suivi.
- Grande attention portée aux détails.
- De l'expérience avec des plateformes de gestion d'événements (Pheedloop et Fourwaves sont des atouts importants), Monday.com (ou un logiciel de gestion de projet similaire), MS Office Suite, outils d'analyse/de connaissance du marché tels que SurveyMonkey, Photoshop/Canva.
- Capacité à mener plusieurs tâches de front et à travailler efficacement sous pression.
- Haut niveau de conscience de soi et d'autorégulation.
- Solides compétences en gestion de projet.
- Capacité à communiquer de manière claire, collaborative et transparente.
Ce que vous ferez dans ce rôle :
Ce rôle relève de notre Directeur exécutif.
Le gestionnaire des événements :
- Assure la direction de la planification de notre congrès scientifique annuel en collaboration le comité d'organisation local. Notre congrès annuel de 2025 a attiré 500 délégués en personne et 400 autres en ligne.
- Participe à la sélection du site avec l'un consultant, à la négociation des contrats (lieu, tourisme, voyages, audiovisuel, nourritures et boissons) et à la planification d'activités et du programme.
- Soutenir l'élaboration et l'exécution d'ateliers/webinaires de perfectionnement professionnel, de retraites du conseil d'administration et explorer la création de nouvelles activités événementielles et d'occasions de partenariat liées aux événements dans tout le Canada.
Autres compétences clés :
- Promouvoir l'innovation et la créativité au sein de ce domaine fonctionnel des opérations et travailler en collaboration avec les membres des différentes équipes de manière intégrée.
- Gérer plusieurs projets de manière indépendante.
- Identifier les défis et les problèmes émergents auxquels l'organisation est confrontée en matière d'opérations événementielles.
- Améliorer de manière significative nos mesures de l'expérience client et de l'engagement en utilisant les données des événements passés pour informer les recommandations et les décisions de planification futures.
- Suivre les tendances et les meilleures pratiques, proposer et mettre en œuvre une amélioration continue.
- Contribuer à notre culture positive et vivre les valeurs fondamentales de la SCPE.
- Apprentissage continu, passion et détermination.
- Suivi rigoureux, respect des engagements professionnels et ne recule devant rien pour obtenir des résultats exceptionnels.
Expérience et formation :
- Expérience avérée dans la création, l'organisation et l'exécution d'événements de toute envergure, incluant des conférences, événements éducatifs, mariages, réunions, fêtes, événements d'entreprise.
- L'expérience de la gestion d'appels à résumés pour des conférences scientifiques est considérée comme un atout important.
- Certification en gestion d'événements (Certified Meeting Professional (CMP), Certificate in Meeting Management (CMM), ou Certified Special Events Professional) considérée comme un atout important
- 5+ ans d'expérience connexe en gestion de projets et d'événements.
- Diplôme d'études postsecondaires pertinent ou expérience pertinente.
Rémunération et avantages :
L'échelle salariale pour ce poste est de 60 000 à 70 000 $ par an, en fonction des compétences et de l';expérience.
En outre, ce poste permanent à temps plein est assorti des avantages suivants :
- Un salaire et des vacances compétitifs ;
- Un ensemble d'avantages sociaux attrayants entièrement payés par la SCPE ;
- Des contributions de contrepartie à un REER ;
- Un engagement envers le développement professionnel continu ;
- Un environnement de travail flexible et hybride ; et
- Des occasions de participer, avec une équipe passionnée, à des événements de classe mondiale dans le domaine de la science de l'exercice.
La Société canadienne de physiologie de l'exercice s'engage à respecter l'équité, la diversité et
l'inclusion dans tous les aspects des activités de la Société. La SCPE accueille les candidatures et
la participation des femmes, des membres de groupes racialisés ou de minorités visibles, des
Autochtones, des personnes handicapées, des personnes de toute orientation sexuelle et des
personnes de toute identité ou expression de genre. Si vous avez besoin d'un accommodement,
veuillez l'indiquer dans votre lettre de présentation.
