Über uns
More Onion ist die Agentur für Mobilisierung. Unsere Teams unterstützen Non-Profits und Gewerkschaften in ganz Europa im Digital-Bereich. Mit unserer Software-Plattform Impact Stack können Organisationen selbst Online-Aktionen starten und Spenden sammeln.
Deine Rolle
Deine Rolle steht im Zentrum des Geschehens. Du koordinierst, sorgst für gute Stimmung im Büro-Alltag und übernimmst allerhand organisatorische Tätigkeiten im Backoffice.
Das kann sehr vielseitig sein. An manchen Tagen unterstützt du Kolleg*innen bei der Kostenabrechnung. An anderen Tagen telefonierst du mit der Finanzabteilung einer unserer Kund*innen und bestätigst eine Zahlung. Du koordinierst selbstverantwortlich externe Dienstleister*innen, von der Büroreinigung bis zu Handy-Verträgen und Versicherungen.
In Kooperation mit Kolleg*innen bereitest du zu Monatsende alles für die Buchhaltung und Lohnverrechnung vor. Das besondere dabei ist, dass wir ein Unternehmen in der UK und ein Unternehmen in Österreich (mit Niederlassung in Deutschland) führen.
Die Stelle wird gemeinsam mit einer Management-Stelle ausgeschrieben, die sich aktiv in die Umsetzung einbringen wird.
Aufgaben
Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:
Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung (z.B. bei Bewerbungsverfahren, Vertragsvorlagen, usw.)Koordination, Vorbereitung und Moderation von Terminen (z.B. Reiseplanung, Catering, inhaltliche Vorbereitung)Verwaltung, Überprüfung und Aktualisierung von Kund*innen-DatenRechnungen schreiben, Forderungen verwalten und Zahlungen vorbereitenAllgemeine E-Mail Inbox und Telefon betreuenKoordination von externen Dienstleister*innen (Versicherungen, Reinigungsfirma, Hausverwaltung, usw.)Kolleg*innen unterstützen, von der Reiseplanung über Kostenrückerstattung oder EinkaufUnterstützung bei der Vorbereitung von Monatsabschlüssen und JahresabschlüssenOrganisatorische Unterstützung bei Gruppenentscheidungen im TeamÜberprüfen und Ablage von Unterlagen, Stundenaufzeichnungen und anderen DokumentenEnge Abstimmung und Zusammenarbeit mit der Management-Stelle im Bereich Finanzen und Administration, sowie der GeschäftsführungAnforderungenErfahrung im Bereich Administration und betriebswirtschaftlichen TätigkeitenKlare und pro-aktive Kommunikation auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (ein Großteil der Arbeit erfolgt mit Organisationen in der UK)Begeisterung für Gruppenprozesse und gemeinsame EntscheidungsfindungGrundlegende Kenntnis im Bereich Rechnungswesen und BetriebswirtschaftSicherer und schneller Umgang mit Tabellenkalkulationen, Text-Dokumenten und digitalen Tools aller ArtVerlässlichkeit, Genauigkeit und einen sehr guten Sinn für OrganisationGeduld und Ausdauer, auch wenn es zum Monatsende hin stressig wirdBegeisterung für die Arbeit mit NGOs, Non-Profits, Gewerkschaften und progressiven Organisationen aller ArtWas wir dir bieten könnenInteressante Kund*innen und namhafte Organisationen, deren Arbeit etwas bewegtErprobte Arbeitsabläufe und die Flexibilität sie gemeinsam zu verbessernEine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche Aufgabe in einem Unternehmen mit hohen Standards, bei dem man sich vielseitig einbringen kannEin großartiges interdisziplinäres Team, das viele Sprachen spricht und eine freundschaftliche sowie motivierte Arbeitsatmosphäre schätztEin Umfeld, das Lernen Weiterentwicklung und Innovation fördertFlexible Arbeitszeiten, freie Arbeitsplatzwahl und all die anderen Dinge, die eine moderne und angenehme Organisationskultur ausmachenEin schönes, zentral gelegenes Büro
Das Brutto-Monats-Gehalt (25 Stunden / Woche) beträgt je nach Vorerfahrung zwischen € 1,620 und € 1,712 (14 Mal im Jahr). Die Anstellung fällt unter den Kollektivvertrag “Werbung und Marktkommunikation Wien” und ist unbefristet.
Sollten deine Vorstellungen in Bezug auf die Arbeitszeit abweichen, melde dich trotzdem gerne. Auf Wunsch ist es z.B. auch möglich, 20 oder 30 Wochenstunden zu arbeiten. Wir wollen in erster Linie die richtige Person für unser Team finden.
Diversität im Team ist uns sehr wichtig. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir bemühen uns um Fairness, Chancengerechtigkeit und Inklusion. Solltest du einen an deine Bedürfnisse angepassten Bewerbungsprozess brauchen, dann melde dich bitte bei uns!
Du hast Lust, uns zu unterstützen? Bitte schicke uns neben einem aussagekräftigen Anschreiben und einem Lebenslauf auch 2-3 Referenzen.
Da wir die Stelle schnell besetzen möchten (idealer Weise vor Juni 2026), freuen wir uns über deine zeitnahe Bewerbung über unser Online-Bewerbungsformular.
